20,124
6
1
Excel regnerark for kost-oppfølging
323
1
Hei til forumet,
Tenkte jeg skulle dele en Excel-mal for budsjett/kost-oppfølging som jeg har laget og finner stor nytte av å bruke. Mange har lagt ut bra budsjett-dokumenter på dette forumet, men få av de tar høyde for oppfølging i løpet av byggetiden.
Excel dokumentet som ligger vedlagt inneholder 3 ark:
* Oversikt: Her kan man utføre spørringer mot kost-databasen og summere over kategorier - dette arket oppdateres automagisk som følge av endringer i databasen. Jo mer detaljert man gjør databasen og nøkkelordene som tilordnes hver kost, jo mer detaljerte summeringer kan man ha, f.eks pr rom, materialer, arbeid, pr aktør (kontraktør) etc etc.
* Database: Oversikt over alle faktiske og budsjetterte kostnader - en faktisk kost er uthevet med fet skrift (eller man kunne brukt en annen farge). Ideen her er at man finner et sett nøkkelord/kategorier for hver kost, jeg har lagt opp til maks 3 (kategori, subkategori 1 og subkategori 2), men det er enkelt å utvide dokumentet med flere kategorier/nøkkelord.
* Betaling: Her holdes orden på betalte og ubetalte faktuaer, betalingsfrister, hvor ting er betalt fra etc. Alle fakturaer merkes med en ID og scannes. Lagres på passende sted i filsystem (Jeg har Husprosjekt/Aktører/[firma]/Fakturaer.
Det kreves litt Excel kunnskaper for å oppdatere og bruke dette dokumentet, men ikke så mye. En ganske god beskrivelse av hvordan bruke Excel som database finnes her: http://www.bristol.ac.uk/is/learning/documentation/excelxp-t5/excelxp-t5.pdf. Det er ingenting å veien for at ALLE kostnader og innkjøp går inn i databasen, det viktige er at hver kost merkes med riktige kategorier for så å kunne inngå i summeringsspørringer og også bli en del av totalkost.
Jeg har brukt et "defined name" på databasen, denne er kalt "Database", og kan refereres til fra formler. Formelen DSUM er brukt fra oversiktsarket til å summere over nøkkelord/kategorier. Jeg har skjult de linjene som definerer spørringen, men de kan åpnes ved å merke alle linjer, høyreklikke og velge "unhide" (bruker du norsk versjon så har du andre navn, men det skulle vel være en logisk oversettelse).
Databasen kan sorteres og utdrag kan analyseres ved å bruke Data->Filter og Data->Sort funksjonene. F.eks kan man sortere på kategori, rom e.l, eller filtrere ut bare kjøkken etc. Dette gjør at man får en mye bedre forståelse av kostnadene.
Dette dokumentet fanger ikke opp endringer i budsjettet, eller differanse mellom budsjett og faktisk kost. Vi fant ut at vi ikke har så god bruk for det, det viktigste er å til enhver tid ha oppdatert oversikt. Enkel historikk kan iveretas ved å bare lagre eldre versjoner av dokumentet (renavn) - f.eks en gang i uken.
Håper det er noen som finner malen nyttig.
Tenkte jeg skulle dele en Excel-mal for budsjett/kost-oppfølging som jeg har laget og finner stor nytte av å bruke. Mange har lagt ut bra budsjett-dokumenter på dette forumet, men få av de tar høyde for oppfølging i løpet av byggetiden.
Excel dokumentet som ligger vedlagt inneholder 3 ark:
* Oversikt: Her kan man utføre spørringer mot kost-databasen og summere over kategorier - dette arket oppdateres automagisk som følge av endringer i databasen. Jo mer detaljert man gjør databasen og nøkkelordene som tilordnes hver kost, jo mer detaljerte summeringer kan man ha, f.eks pr rom, materialer, arbeid, pr aktør (kontraktør) etc etc.
* Database: Oversikt over alle faktiske og budsjetterte kostnader - en faktisk kost er uthevet med fet skrift (eller man kunne brukt en annen farge). Ideen her er at man finner et sett nøkkelord/kategorier for hver kost, jeg har lagt opp til maks 3 (kategori, subkategori 1 og subkategori 2), men det er enkelt å utvide dokumentet med flere kategorier/nøkkelord.
* Betaling: Her holdes orden på betalte og ubetalte faktuaer, betalingsfrister, hvor ting er betalt fra etc. Alle fakturaer merkes med en ID og scannes. Lagres på passende sted i filsystem (Jeg har Husprosjekt/Aktører/[firma]/Fakturaer.
Det kreves litt Excel kunnskaper for å oppdatere og bruke dette dokumentet, men ikke så mye. En ganske god beskrivelse av hvordan bruke Excel som database finnes her: http://www.bristol.ac.uk/is/learning/documentation/excelxp-t5/excelxp-t5.pdf. Det er ingenting å veien for at ALLE kostnader og innkjøp går inn i databasen, det viktige er at hver kost merkes med riktige kategorier for så å kunne inngå i summeringsspørringer og også bli en del av totalkost.
Jeg har brukt et "defined name" på databasen, denne er kalt "Database", og kan refereres til fra formler. Formelen DSUM er brukt fra oversiktsarket til å summere over nøkkelord/kategorier. Jeg har skjult de linjene som definerer spørringen, men de kan åpnes ved å merke alle linjer, høyreklikke og velge "unhide" (bruker du norsk versjon så har du andre navn, men det skulle vel være en logisk oversettelse).
Databasen kan sorteres og utdrag kan analyseres ved å bruke Data->Filter og Data->Sort funksjonene. F.eks kan man sortere på kategori, rom e.l, eller filtrere ut bare kjøkken etc. Dette gjør at man får en mye bedre forståelse av kostnadene.
Dette dokumentet fanger ikke opp endringer i budsjettet, eller differanse mellom budsjett og faktisk kost. Vi fant ut at vi ikke har så god bruk for det, det viktigste er å til enhver tid ha oppdatert oversikt. Enkel historikk kan iveretas ved å bare lagre eldre versjoner av dokumentet (renavn) - f.eks en gang i uken.
Håper det er noen som finner malen nyttig.
Vedlegg:
Signatur
No problem. Regnearket har blitt ganske kraftig forbedret siden versjonen lagt ut her, men prinsippet er det samme, legger muligens en kopi ut etterhvert i denne tråden, men det tar litt tid å blende tallene for å lage en "mal".
Vedlagt ligger en utvidet og forbedret versjon av "malen".
* Mer statistikk på forsiden - man trenger å fylle ut tomtepris og kvm BTA, BRA, P-Rom og S-Rom for boligen, så får man opp kostander per kvm. Scorer du lavere en gjennomsnittlig kvm pris for solgte boliger i ditt område så ligger du jo bra an...
* Regnearket holder nå orden på hvor stor del kostnadene som er på fastpris (avtalt), og hva som er estimater. Man kan også se på forsiden hvor mye som er faktisk betalt så langt. I database arket så har jeg lagt til en kolonne "type" som er enten Betalt, Avtale eller Estimat. Det er også en kolonne som heter "Delbetaling" som vedlikeholder om man har delbetalt noe mot den estimerte eller avtalte kosten. En post merket "Betalt" er betalt i sin helhet.
* "Betalings" arket holder fortsatt orden på fakturaer og hvilken kilde de er betalt fra.
* Det manger "kilde" kolonner på database arket, vi har et annet regneark som holder orden på enkelt-transaksjoner, men det burde nok vært lagt inn i dette regnearket her.
* Det er viktig at ALLE transaksjoner i prosjektet legges inn som en rad i "Database" arket - jo bedre du følger opp jo mer nøyaktig er regnskapet og utregningene.
* Det er ikke alltid like lett å spikre kostnader helt ned på rom-nivå, mange estimater/avtaler med håndverkerene dreier seg om større områder/flater og er ikke nødvendigvis detaljert priset. Derfor har vi delt boligen i 3 logiske "deler", samt at vi også har en del som heter "Felles" som fanger opp kostnader som gjelder hele boligen. Vi har også flere sekkeposter som "alle innerdører" etc, og har ikke tatt bryet med å spesifisere disse for hvert rom. Men det er ingen begrensninger i regnearket mht til detaljgrad.
* Som tidligere nevnt kreves det litt Excel kunnskaper, men det begrenses egentlig til å kunne legge inn nye rader i Database- og Betalingstabellene.
* Hadde satt pris på kommentarer og forslag til forbedringer. Jeg har hvertfall stålkontroll over vårt prosjekt med dette regnearket - vet ikke hvordan jeg skulle greid meg uten.
Master [blendet].xls
Et excel-spørsmål.
celle g25 på "oversikt" henter data fra:
=DSUMMER(Excel_BuiltIn_Database;"Kost";F24:F25)
Altså arkfanen som heter databse, kolonnen kost, men jeg skjønner ikke hva som plukker ut cellene med som har riktig kategori?
Av linjenummerene så ser du at stort sett annenhver linje "mangler" - de er skjult. Hvis du merker linjene, høyre-klikker og velger "unhide", så kommer de skjulte linjene frem (i norsk versjon heter det sikkert noe annet). På de nå åpnede linjene ser du at det står "Kategori" i feltet som DSUMMER bruker - (f.eks celle F24). DSUMMER summerer altså over "Kost" der den finner "Oppvarming" i kolonnen "Kategori".
I "Per Rom" tabellen så ser du at de skjulte linjene har celler merket "Rom". DSUMMER summerer altså "Kost" der hvor den f.eks finner Rom = "H Spisestue". Hvis du søker opp hjelp på DSUMMER så finner du forklart hvilke parametere den tar og hvordan den virker.
Linjene med kolonne-navnet som det summeres over er selvsagt skjult for at informasjonen da blir mer oversiktlig.